Заявка с сайта пришла ночью. Квалли ответит первым

Утром менеджеру не придётся начинать с нуля

Представим компанию «Тёплый контур», которая меняет окна в квартирах. Вечером Алексей оставил на сайте имя, телефон и вопрос о двух окнах. Если ответить только утром, разговор придётся начинать спустя несколько часов после его интереса.

Квалли получает эту заявку и пишет в подключённом мессенджере. Алексей может сразу спросить о цене, объяснить, когда ему удобно принять замерщика, и договориться о времени звонка менеджера.

Как это выглядит для клиента

Клиент спрашивает о цене и замере

Все условия, имя и переписка в примере вымышлены.

MAX

23:50▥ ◔ 82

ТК

Тёплый контурв сети

Сегодня

Алексей, здравствуйте! Это «Тёплый контур». Получили вашу заявку на замену двух окон.23:48

А сколько это примерно стоит? И замер в субботу можно?23:48 ✓✓

Типовое окно с монтажом — от 24 000 ₽. Точную цену посчитаем после замера. В субботу выезжаем с 10:00 до 16:00, время подтвердит менеджер. В каком районе квартира?23:49

В Фестивальном. Позвонить лучше завтра после 11.23:49 ✓✓

Отмечу время для связи. Подскажите, к какому сроку хотите заменить окна?23:50

Сообщение

1

Пишет по оставленной заявке

Называет компанию и напоминает о двух окнах. Алексей понимает, кто ему пишет и откуда взялся его номер.

2

Называет цену и условия замера

Алексей спросил о стоимости и субботе. Квалли отвечает на оба вопроса: окно — от 24 000 ₽, замеры — с 10:00 до 16:00. Затем спрашивает район.

3

Выясняет, когда нужны окна

Район уже известен, время звонка тоже. Осталось уточнить срок, чтобы менеджер мог предложить подходящий вариант.

К началу смены менеджер видит в диалоге, что нужны два окна, в каком районе находится квартира и когда можно позвонить. Он обсуждает конкретный заказ. Квалли при этом не обещает свободный слот замерщика: в нашем примере его подтверждает человек.

Что понадобится для своего сценария

Сценарий не требует менять саму форму на чат-виджет. Она собирает обращение, а разговор продолжается в мессенджере. Если форма передаёт заявки только в CRM или по Webhook, ниже есть альтернативный способ подключения.

Шаг 1 · сведения и задача

Заполните роль, задачу, цель и правила

Откройте «ИИ-сотрудники → Добавить». В «Шаге 1: Режим работы» назовите сотрудника «Тёплый контур». Затем раскройте «Шаг 2: Роль и инструкции».

1. Роль: «Консультант компании „Тёплый контур“».
2. Задача: «Ответить по условиям компании и подготовить заявку на замер окон».
3. Цель: «Известны город, количество окон, желаемый срок и удобное время связи. Клиент хочет обсудить замер».
4. Алгоритм и инструкции: «Используй сведения из заявки. Ответь по прайсу, затем уточни один недостающий факт. Окончательную цену, скидку и время замера подтверждает менеджер».

На настоящем экране кабинета показаны эти же четыре поля с заполненным примером мебельной студии.

Сохраните сотрудника без канала, чтобы он оставался на паузе. Снова откройте его, в «Шаге 2: Роль и инструкции» найдите «База знаний» и нажмите «Загрузить файл (PDF, TXT, DOCX — до 20 МБ)». Добавьте актуальный прайс и условия. «Шаг 5: Медиафайлы» нужен для отправки файлов клиентам, а не для изучения прайса.

Проверьте ответы до подключения клиентов

Нажмите «Протестировать» у сохранённого сотрудника. В «Тестовом диалоге» спросите: «Два окна, сколько примерно стоит? А замер в субботу?» Затем попросите скидку. Сотрудник должен назвать ориентир из файла, объяснить расчёт и передать скидку менеджеру. Если он обещает лишнее, исправьте соответствующее правило и повторите вопрос.

Шаг 2 · форма сайта

Передайте заявку из формы в Квалли

В Квалли источник таких обращений называется «Ловушка заявок». Откройте этот раздел, нажмите «Добавить», выберите Email и назовите источник, например «Заявки с сайта · Тёплый контур».

Создайте адрес для приёма заявок. Добавьте его в получатели уведомлений вашей формы. Если конструктор требует подтверждения адреса, откройте входящие письма этой ловушки и выполните подтверждение. Затем сохраните настройки формы и отправьте пробную заявку.

Покажите, где в письме телефон и вопрос клиента

На этапе «Настройка парсинга» вставьте образец письма в «Пример данных». В соседнем поле обычными словами объясните, что извлечь: имя, телефон клиента и его запрос. Названия name, phone и request пригодятся, чтобы подставлять эти данные в сообщения.

Нажмите «Протестировать парсер». Сверьте результат с письмом: в phone должен быть телефон клиента, а не номер вашей компании из подписи. Если поле не найдено, поправьте образец или инструкцию до запуска.

Назовите компанию и напомните о заявке

Выберите phone как переменную с номером телефона. В «Сообщение для клиента» укажите, кто пишет и по какому обращению. Приветствие задаёте вы: в этом примере достаточно названия компании. В «Системная команда для ИИ» передайте контекст заявки: клиент этого текста не увидит.

Здравствуйте, {name}! Это «Тёплый контур». Получили вашу заявку с сайта: «{request}».

Не просите заново назвать количество окон, если оно уже есть в запросе. Для формы без имени лучше использовать приветствие без {name}, чтобы не получить пустую подстановку.

Шаг 3 · мессенджер и запуск

Свяжите сотрудника с каналом и ловушкой

В «Каналы связи» подключите рабочий аккаунт мессенджера, который будет использоваться для первых сообщений. Для нашего примера нужен канал с отправкой по номеру телефона. Обычный Telegram-бот для этого не подойдёт: он не может начать разговор по номеру телефона.

У ИИ-сотрудника откройте «Шаг 4: Канал связи → Обычный канал» и выберите аккаунт в «Основной канал связи». В «Шаге 1: Режим работы» включите «Активный» и в «Ловушки заявок» выберите созданный источник. Режим означает, что сотрудник сам начинает разговор по заявке; сохранённого сотрудника на паузе нужно отдельно запустить.

Для первой проверки используйте свою заявку и свой номер. Убедитесь, что канал подключён, сотрудник запущен и на балансе есть средства для обработки. Если всё работает, тем же путём будут приходить следующие заявки.

Форма не отправляет письма? Выберите Webhook вместо Email: Квалли выдаст URL для передачи данных. Его подключают на стороне формы или CRM. Дальше остаются те же этапы: извлечь контакт, настроить первое сообщение и привязать ловушку к сотруднику. Возможность такой передачи зависит от вашего конструктора или CRM.

Шаг 4 · контрольная заявка

Отправьте пробную заявку и продолжите разговор

Отправьте форму на своём сайте. Найдите письмо в ловушке, получите первое сообщение и продолжите разговор как клиент. Спросите о цене, затем попросите скидку или срочную установку. Так вы увидите, что Квалли отвечает сам, а с чем обращается к менеджеру.

После проверки откройте диалог в Квалли. Проверьте, что запрос и ответы понятны менеджеру. Если ему нужны уведомления или передача в CRM, настройте это отдельно под свой процесс — сам по себе разговор не создаёт подтверждённую запись на замер.

Когда пробная заявка проходит все этапы, подключайте остальные формы. Для каждой проверьте, правильно ли извлекаются телефон и текст обращения.

Что ещё обычно хочется уточнить