Отделите запись от консультации врача
Бот для записи клиентов собирает сведения для визита и работает с доступным расписанием. В ветеринарной клинике он может объяснить адрес, часы работы и правила подготовки, которые предоставила сама клиника. Медицинские рекомендации и оценку состояния питомца оставляем врачу.
Для примера берём плановый осмотр. Нужны имя владельца, питомец, цель визита и удобное время. Если человек описывает срочную ситуацию, сотрудник должен дать согласованный клиникой способ немедленной связи с дежурным персоналом, а не продолжать обычную запись.
Дайте сотруднику доступ к календарю
Откройте «ИИ-сотрудники → Добавить». В «Шаге 1: Режим работы» задайте имя. Для ответов на входящие выберите «Пассивный». Затем раскройте «Шаг 2: Роль и инструкции».
- В «Роль» укажите администратора клиники, в «Задача» — помощь с записью на плановый осмотр.
- В «Цель» перечислите владельца, питомца, цель визита и время. В «Алгоритм и инструкции» запишите правила передачи срочных вопросов дежурному персоналу. Лечение сотруднику не поручайте.
- Сохраните сотрудника, загрузите адрес, услуги и утверждённые правила подготовки в «База знаний».
- Откройте «CRM → Настройки CRM → ИИ-сотрудники». Выберите сотрудника, включите «Внутренняя CRM включена» и «Календарь записей доступен ИИ», сохраните настройки CRM.
- Вернитесь в «CRM → Календарь». До подключения клиентов проверьте доступность расписания и сделайте учебную запись. Если календарь ещё не настроен, оставьте подтверждение времени администратору.
Доступ к календарю не синхронизирует автоматически внешнюю систему клиники. Для неё отдельно настраивают передачу событий. Время обещают клиенту после подтверждения записи.
- Календарь записей доступен ИИ
- Включено
- Рабочие часы
- Пн–Пт, 09:00–18:00
- Длительность приёма, мин
- 30
- Задача
- Помочь с плановой записью. Срочные вопросы и медицинские консультации передавать персоналу клиники.
Добавьте напоминание о приёме
Откройте «Шаг 3: Настройки → Напоминания о записи». Выберите ловушку и переменную с датой, затем включите «Напоминать клиенту о предстоящей записи». Задайте время и инструкцию: напомнить дату, время, адрес и подготовку из материалов клиники. Для примера выберем сообщение за сутки — это настройка сценария, а не обязательный интервал для всех клиник.
Не пишите клиенту «завтра в это же время», если точная дата уже есть. В сообщении должны быть конкретное время и понятный способ перенести визит. После переноса проверьте напоминание повторно: оно должно относиться к новой записи.
Если клиника работает с предоплатой, настройте отдельный сценарий проверки события оплаты. Напоминание о визите не подтверждает, что приём оплачен.
Проверьте запись, перенос и отмену
Создайте учебную запись со своего тестового контакта. Проверьте её время в календаре и сообщение в MAX. Затем попросите другое время, отмените запись и убедитесь, что клиент не получает напоминание о старом визите.
Отдельно проверьте просьбу поговорить с врачом и сообщение о срочном вопросе. В этих случаях должен срабатывать утверждённый клиникой порядок связи с человеком. Для завершённого приёма можно добавить вопрос о впечатлениях и ссылку на отзыв, учитывая факт посещения.
Пример переписки
Клиника «Лапа» в MAX
Вымышленные компания, условия и сообщения. Пример показывает ход разговора, а не результат запуска на реальном аккаунте.
MAX
Вопросы перед запуском
Квалли может заменить ветеринарного врача?
В этом сценарии Квалли помогает с записью и организационными вопросами. Медицинскую консультацию проводит врач.
Напоминание придёт, если дату ещё не назначили?
Для напоминания о записи нужна дата. Сначала проверьте, что запись создана и относится к нужному клиенту.